FAQ / SOALAN LAZIM

Selamat datang ke ruangan soalan lazim, ruangan di mana soalan-soalan berkenaan SPBK dikumpulkan mengikut kategori sebagai rujukan.
 

UMUM

SPBK atau sistem pengurusan berkomputer koperasi adalah sistem pengurusan koperasi bersepadu yang dibangunkan oleh MOCCIS bagi kegunaan koperasi-koperasi seluruh Malaysia. Sistem ini sudah mendapat pengiktirafan daripada Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) sebagai satu sistem yang lengkap dan menepati segala keperluan pengurusan dan tadbir urus koperasi yang baik. SPBK juga mempunyai kemudahan penjanaan laporan automatic yang menepati Garis Panduan Pelaporan Koperasi (GP-23) yang telah ditetapkan oleh SKM.

SPBK memerlukan server, talian internet/intranet dan web browser google Chrome untuk berfungsi. Server adalah satu set computer pelayan yang digunakan untuk meyimpan sistem dan data koperasi. Komputer lain (client PC) yang disambung ke server secara dalam talian menggunakan internet/intranet boleh mengakses SPBK dan data koperasi yang terdapat dalam server tersebut. Akses dan paparan terbaik SPBK boleh dibuat melalui dengan perantaraan web-browser Google Chrome.

MODUL SPBK (ASAS)

Pakej SPBK asas terdiri daripada empat modul asas SPBK (Modul Keanggotaan, Modul Pembiayaan, Modul Pengurusan Tunai dan Modul Lejar Am), empat user manual (satu manual untuk satu modul, dan satu set PC (server), printer dan webcam. Pakej ini juga didatangkan dengan lesen penggunaan SPBK untuk lima user. Pakej ini membolehkan pengurusan operasi asas dijalankan dan ianya sangat sesuai digunakan oleh koperasi-koperasi di Malaysia khasnya koperasi kredit.

SPBK menawarkan 8 jenis modul iaitu
(1) Modul Keanggotaan,
(2) Modul Pembiayaan,
(3) Modul Pengurusan Tunai,
(4) Modul Lejar Am,

Modul Tambahan (Optional)
(5) Modul Point of Sale (POS),
(6) Modul Portal,
(7) Modul Sumber Manusia dan,
(8) Modul Mesyuarat Agung (AGM).

Modul Keanggotaan dikhaskan untuk membuat pendaftaran, penamatan, caruman dan pengurusan anggota koperasi. Ianya dipautkan terus kepada modul Pembiayaan, Lejar Am dan Pengurusan Tunai. Dengan hanya menekan beberapa kekunci, SPBK dapat memberikan maklumat lengkap mengenai anggota. Penyata anggota dikemaskini sebaik sahaja bayaran atau penerimaan dilakukan. Modul ini juga mampu menjana 15 jenis laporan keanggotaan serta 5 jenis surat keanggotaan.

Modul Pembiayaan menyimpan rekod pembiayaan anggata yang amat sesuai digunapakai oleh koperasi kredit. Modul ini menyimpan rekod baki pembiayaan, jumlah ansuran, baki penyelesaian pembiayaan, amaun tertunggak, jadual pembayaran balik dan lain-lain bagi memudahkan semakan pembiayaan anggota. Kutipan bulanan melalui sistem SOLA (BPA) dipautkan ke modul ini. Setiap potongan bulanan direkodkan disini dan juga diposkan ke akaun anggota. Modul ini menjana 11laporan pembiayaan dan 3 jenis surat keanggotaan.

Modul lejar am menyimpan dan merekod segala transaksi yang dilakukan yang dilakukan bagi tujuan perakaunan. Modul ini menyimpan tempoh perakaunan, carta akaun, maklumat bank-bank, maklumat pembekal dan lain-lain. Modul ini menjana 12laporan perakaunan.

Modul Pengurusan Tunai mempunyai kemudahan merekod dan memproses dokumen berkaitan terimaan dan bayaran yang dibuat oleh koperasi (i.e. baucar bayaran, invois) Modul ini juga membolehkan pemindahan Terimaan Majikan dan SOLA –BPA ke SPBK secara autodeduct urusan double entry tidak perlu dilakukan kerana ianya diuruskan oleh SPBK. Modul ini juga akan menjana 12 laporan pengurusan tunai.

Sudah tentu. MOCCIS mencadangkan kepada koperasi untuk melanggan 4 modul asas SPBK. Namun begitu, pihak koperasi juga boleh melanggan kombinasi modul yang disesuaikan dengan keperluan pengurusan koperasi terbabit.

Sebagai contoh. Sekiranya koperasi tiada aktiviti pembiayaan. Koperasi boleh menggunakan hanya 3 modul asas iaitu Keanggotaan,Lejar Am dan Pengurusan Tunai.

MODUL SPBK TAMBAHAN (Optional)

Modul mesyuarat agung adalah modul yang digunakan semasa mesyuarat agung tahunan diadakan untuk merekod kehadiran ahli korum. Modul ini akan mengeluarkan arahan supaya mesyuarat dimulakan sebaik sahaja jumlah korum mencapai syarat minimum mesyuarat. Modul ini juga boleh mengeluarkan minit mesyuarat asas dan menyemak status elaun ahli mesyuarat.

Modul Point of Sale (POS) mempunyai kemudahan merekod transaksi perniagaan runcit sesebuah koperasi. Modul ini juga boleh membuat pengiraan dan penutupan akaun runcit secara harian. Aliran keluar barangan runcit boleh disemak dengan menggunakan modul ini. Maklumat baki dan transaksi kemudiannya dimasukkan (pos) ke Modul Lejar Am secara manual untuk tujuan pelaporan perakaunan.

Modul Portal membolehkan sistem diakses oleh pelawat/anggota untuk membuat permohonan keanggotaan, permohonan penamatan anggota, permohonan pembiayaan, mengira kelayakan meminjam serta menyemak status permohonan dan akaun secara dalam talian. Modul ini amat disarankan kepada koperasi berskala besar yang mempunyai taburan ahli yang tidak berpusat. Kemudahan ini mengurangkan pengunaan borang/kertas dan masa yang diambil untuk merekod/memproses borang permohonan.

Modul sumber manusia mempunyai kemudahan pengurusan sumber manusia seperti pengurusan gaji, tuntutan (claim) pekerja, dan merekod cuti pekerja. Modul ini juga boleh membuat rekod asas penilaian pekerja sebagai data penilaian prestasi pekerja koperasi.

BAYARAN & LANGGANAN

Harga sistem ini tertakluk kepada jenis pakej yang dilanggan. Pakej-pakej ini berharga antara RM 30,000 hingga Rm 60,000.

Terdapat 3 opsyen bayaran untuk membeli SPBK iaitu :

  1. Pembiayaan Tabung Modal Pusingan (TMP) dimana kertas kerja akan disediakan oleh pihak MOCCIS
  2. Dana sendiri (bayaran secara berperingkat)

Sudah tentu. Kami menyediakan beberapa jenis pakej untuk koperasi yang tidak mempunyai aktiviti pembiayaan. Koperasi boleh melanggan 3 modul sahaja, dengan harga yang berbeza atau menambah modul tambahan untuk menggantikan modul pembiayaan.

TABUNG MODAL PUSINGAN (TMP)

TMP adalah perkhidmatan pembiayaan jangka panjang yang ditawarkan oleh SKM. TMP telah diwujudkan bertujuan membantu koperasi dalam penyediaan dana untuk melaksanakan projek yang berdaya maju termasuklah dalam pembelian/pemilikan SPBK.

Semua koperasi yang berdaftar di bawah Akta Koperasi 1993 (Akta 502) yang diselia oleh SKM layak memohon.

Koperasi perlu mengisi borang permohonan TMP dan menyediakan maklumat berkaitan koperasi seperti yang ditetapkan oleh SKM. MOCCIS akan membantu koperasi menyediakan kertas kerja yang diperlukan untuk permohonan ini.

DATA MIGRATION

Data migration adalah proses untuk memindahkan (import) data daripada satu jenis storan/format/sistem kepada SPBK. Proses ini membolehkan data keanggotaan (daftar anggota dan akaun syer), data perakaunan (baki pembukaan akaun dan laporan akaun teraudit tahun terdahulu)  dan data pembiayaan (maklumat produk pembiayaan, daftar pembiayaan dan baki pembukaan akaun) dipindahkan ke SPBK. Kemudahan ini memastikan database server SPBK koperasi yang dibekalkan adalah database lengkap yang boleh terus digunakan (live-data boleh dimasukkan).

Pihak koperasi perlu meyediakan data mengikut tatacara penyediaan data yang telah disediakan oleh MOCCIS.  Namun begitu, MOCCIS akan bertanggungjawab dalam memberi taklimat dan tunjuk ajar mengenai penyediaan dan format data.

Tempoh proses data migration dijangkakan boleh disiapkan dalam masa 45 ke 90 hari bekerja. Tempoh ini bergantung pada saiz data dan kesediaan data satu-satu koperasi. Bagi koperasi yang mempunyai data dalam bentuk excel, tempoh migration adalah lebih singkat berbanding koperasi yang mempunyai data manual (hardcopy).

MOCCIS menyediakan kemudahan data migration tanpa cas untuk data migration kali pertama melibatkan data-data bagi satu (1) tahun fiskal koperasi. Untuk datamigration tambahan, cas akan dikenakan mengikut saiz data yang mahu diproses.

Ya, data migration boleh dibuat untuk koperasi dengan data manual dengan syarat data-data manual tadi perlulah dipindahkan ke dalam format Excel (.xls) mengikut format yang MOCCIS tetapkan sebelum dihantar untuk proses data migration.

SISTEM WEB BASED & KESELAMATAN DATA

Sistem web-based adalah sistem yang boleh diakses secara atas talian dengan melalui network internet/intranet. Ini bermakna, sistem ini mudah diakses oleh pengguna-pengguna network yang sama.

Sistem web-based ini sangat efisyen dimana semua semakan, kemaskini dan pengurusan data-data koperasi boleh dibuat secara terus Paparan SPBK boleh diakses dengan baik menggunakan desktop, laptop, tab, ipad dan juga telefon pintar.

Data koperasi akan disimpan di pangkalan data yang disediakan/disertakan bersama PC server yang dibekalkan kepada koperasi.

Atas sebab keselamatan, akses pangkalan data ini adalah terhad kepada ahli koperasi sahaja.

Ya, sudah tentu akses kepada data boleh dikawal. Pengguna berdaftar dengan tetapan Admin boleh mem

MOCCIS tidak menawarkan sebarang bentuk jaminan ke atas data koperasi. Namun begitu, pihak MOCCIS akan menjalankan rutin pemeriksaan kualiti dan selenggaraan SPBK setiap tiga bulan. Semasa rutin tersebut, MOCCIS akan membuat satu fail data-backup ke pangkalan data MOCCIS. Data ini adalah sulit dan tidak akan dikemukakan kepada pihak ketiga tanpa kebenaran pihak koperasi. MOCCIS hanya menggunakan data tersebut untuk pemeriksaan kualiti dan selenggaraan SPBK sahaja.

Sudah tentu. Langkah-langkah untuk membuat backup untuk data koperasi akan diajar semasa sesi latihan dijalankan. Pihak koperasi dinasihatkan membuat proses backup berjadual setiap bulan.